メールでのレポートの送付方法について

題名欄,添付ファイル名のルールの守らない人が必ず7〜8人いて整理に時間をとられて困っています。ルール は必ず守るようにして下さい。


メールの題名の付け方

課題をメールで送るとき題名欄は
 学籍番号 講義名 出題日 課題内容として下さい。下図参照のこと。
 英数字は半角とする。
題目を利用して課題を整理しているので必ず守ってください。


11T7001A 振動学 6月16日 固有値解析

6月16日は課題を出題した日であって,提出日ではありません。提出日は書かなくてもメールの送信日でわかります。


添付ファイルについて

添付ファイル名
 
 添付ファイルでレポートを送る必要があるときはファイル名は
  学籍番号_講義名_出題日_課題内容
  英数字は半角とする。

適当にファイル名を付けると誰の添付ファイルか分からなくなります。



ファイル名は
11T7001A_振動学_6月16日_固有値解析.pdf

添付ファイルを分割しない

送信側と受信側のメールソフトが異なると分割した添付ファイルは読めません。相手のメールソフトが自分のものと同じであるかどうか分か らないときはファイルは分割してはいけません。

大きなファイル(数MB以上のファイル)をメールに添付するとメールサーバが停止し,すべてのユーザーのメールの送受信ができなくなることがあります。 2MBを越えるファイルはメール以外の方法で送って下さい。

添付ファイルの形式

ワープロで作成するタイプのファイルは,pdfファイルに変換してから添付して下さい。

フリーのpdfファイルの紹介

pdfファイルを使う理由:
 PCを使うすべての人がwindows,wordを使っているわけではありません。
 wordファイルを添付することは,wordの使用を強要することになります。
 pdfファイルなら,どのようはPC,OSでもファイルが読めないことはまずありません。


メール送信の確認

何かのトラブルでメールが送れていないことに気がついたときはその旨を明記して再度レポートを送信してください。機器のトラブルや操作 ミスで退出が遅れたレポートは受理しています。

したがって,レポートをメールで受け取ったことを知らせることはしません。相手から返事がないと送信できたかどうか自信がないようではメールを使えていな いのです。

メールが送信されたことを確認する方法

メールが送れたか確実に知りたい人は[cc:]の宛先に自分のメールアドレスを入れて送信してください。しばらくすると出したメールが自分にも届くので, メールが送信されたことを確認できます。


送信先のメールアドレスが間違っていないか確認する方法

メール送信後,しばらく(数分から数時間)してからメールの郵便受けをチェックして下さい。送信先のメールアドレスを間違えていると Mail Delivery Subsystem から下のようなメールが届きます。

題名( Returned mail: User unknown )は送信先のメールアドレスが見つからないので,メールを送信元(つまり,あなたのこと)送り返したことを意味しています。このようなメールが返ってこな ければメールは確実に相手に届いています。心配しないで下さい。


配信証明を要求しない

ブロバイダーやメールソフトによってはメールの「配信証明」を設定することができます。メールが正しく送られたかは,同報を利用したり Mail Delivery Subsystem からのメッセージがこないことで確認できます。
また,レポートの場合はしめきりが決まっているので教官が読むことも補償されています。

配信証明を要求するメールを読み終えると配信証明を出すかどうかのメッセージがでて,応対する必要があります。何十人分ものメッセージに応対するのは大変 です。また,配信証明を拒否するとメールソフトがフリーズして大変迷惑しています。

また,配信証明を要求することは一般的に行っておらず相手に不快感を与える可能性があります。
レポートをメールで私に送る場合は絶対に配信証明を要求しないで下さい。


メールソフトのインストール

Webメールは,アクセスに時間がかかるし,毎回アクセスしないとメールが見られないので,実用的でない。
ぜひ,メールソフトをインストールしましょう。

Thunderbirdなら,大学メールサーバーを使ったメールの送受信も自宅からできます。